1. หนังสือนำจากต้นสังกัดลงนามโดยระดับปลัดกระทรวงหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย (อธิการบดีสามารถลงนามแทนได้)
2. สำเนาบันทึกหรือสำเนาคำสั่งอนุมัติตัวบุคคลให้เดินทางไปราชการ แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายได้ตามสิทธิ หากได้รับทุนสนับสนุนจากสถาบันอื่นให้ระบุรายละเอียดให้ชัดเจน
3. บัตรประจำตัวข้าราชการ หรือบัตรประจำตัวพนักงานมหาวิทยาลัย (ฉบับจริง) ที่ยังมีอายุการใช้งาน ระบุเลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก (หากหมดอายุ อนุโลมให้ใช้หนังสือรับรองบุคคลออกโดยต้นสังกัด)
4. บัตรประจำตัวประชาชน (ฉบับจริง) ที่ยังมีอายุการใช้งาน
5. พนักงานให้ยื่นสำเนาสัญญาจ้างประกอบ (หากสัญญาจ้างอยู่ระหว่างดำเนินการ อนุโลมให้ใช้หนังสือรับรองการเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยที่ระบุระยะเวลาในการจ้าง ที่ออกโดยต้นสังกัด)
อ้างอิงจาก : หนังสือด่วนมาก ที่ กต.0305.12/088/2559 ลงวันที่ 18 กุมภาพันธ์ 2559